Ескертпе немесе меморандум - бұл белгілі бір аудиторияға бір нәрсе туралы хабарлау үшін жасалған хабар. Жазбалар - бұл кеңсе құжаты, сондықтан олар әр түрлі тақырыптарды қамтиды және қағаз түрінде, факс немесе электрондық пошта арқылы таратылады. Әдетте сіздің жазбаңыздың формалдылығы сіз жұмыс істейтін ұйымға және тақырыптың заңды сипатына байланысты. Ғимаратты жөндеу туралы меморандум әдетте жалға алушыларға, қызметкерлерге, меншік иелеріне немесе жұмысшыларға қоршаған ортаға әсер ететін қажетті жөндеу туралы айтады. Ғимаратты жөндеуге қалай меморандум жазуға болатынын біліңіз.
Қадамдар
Қадам 1. Алдыңғы меморандумдардың көшірмелерін сұраңыз
Өткен ескертулердің мысалдарын қарап, сіз ұйымның үні мен формальдылығын сезіне аласыз. Басшыңыздан тек қана өздеріне ұнаған үлгілерді беруін сұраңыз.
Қадам 2. Осы жадынамадан зардап шеккендердің барлығына байланыс ақпараттарының көшірмелерін алыңыз
Сізге әр тарапқа көшірмесін жіберу қажет болады және барлық қажетті мекенжайларды немесе электрондық поштаны алу үшін бірнеше күн немесе апта қажет болуы мүмкін.
Қадам 3. Ғимаратты жаңарту қажеттілігін дәлелдеу үшін қажетті фактілерді жинаңыз
Егер тұрғын үй немесе пәтер тақтасы жөндеуді мақұлдаса, онда өтінімнің көшірмесін сұраңыз, оны сұрауға немесе таратуға болады. Жаңарту неғұрлым үлкен болса, соғұрлым дәлел қажет болады.
4 -қадам. Мерзімдерді белгілеңіз
Күрделі жөндеулер үшін сіз қажетті ескертулерді жасай алатындай етіп жазбаны алдын ала жібергіңіз келуі мүмкін. Егер жөндеу соңғы минутта болса, оның болатын күні мен уақытын шешіңіз, соның ішінде адамдарға тұру уақыты.
Қадам 5. Ескертпенің контурын жазыңыз
Кез келген іскерлік жазбалар оқырманды бір нәрсеге сендіру үшін қолданылады. Тақырыптар астында жад тақырыбы, сипаттамасы, мерзімдері мен күндері, дәлелі мен бақылау ақпаратын қамтитын жоба жасаңыз.
Қадам 6. Жазбаны құрылымдаңыз
Компанияның логотипі мен құрылымын қолданыңыз, егер ол компанияның атымен жазылған жадынама болса. Жазбаны пішімдеуге арналған келесі нұсқаулар:
- Адресаттың атын мәтін өңдеу құжатының сол жақ жоғарғы бұрышына қойыңыз. Бұл жалпы немесе арнайы атау болуы мүмкін, бірақ оны оңай тануға болады, сондықтан адам ғимаратты жөндеу туралы жазбаны біледі.
- Содан кейін, жазбаны жазатын адамды, адамдарды немесе компанияны теріңіз. Егер сіз бөлімге немесе компанияға жазбаны жазсаңыз, жазбаны басқа біреудің атына жібермес бұрын мақұлдауды сұрауыңыз қажет болуы мүмкін.
- Күнді төменге қойыңыз. Ескертулер өте тез жасалуы керек, себебі олар әдетте біреуден бір нәрсені дер кезінде ескертуді сұрайды.
- Мүмкіндігінше сипаттамалық сөздерді қолдана отырып, ғимаратты жөндеу туралы меморандумның тақырыбын жазыңыз. Мысалы, «Тақырып: ғимаратты жөндеу» деп жазудың орнына «Лифт жөндеуі, 30 тамыз таңғы 6 -дан 8 -ге дейін» деп жазыңыз.
- Хабарламаның мәтінін жазыңыз. Мақсатты, жөндеудің не үшін қажет екенін, жөндеудің оқырманға не үшін пайдалы екенін және құрылыс нормасы немесе қауіпсіздік мәселелері сияқты қажетті дәлелді жазыңыз. Тікелей болу; сіздің хабарламаңызды қолдамайтын жазбаларды қоспауға тырысыңыз.
Қадам 7. Қажет болса, таңбалау нүктелерін немесе тізімдерді қосыңыз
Адамдар көбінесе мәтіндік блок болып табылмайтын жазбаларды оқиды. Жазбалар өте бейресми болғандықтан, сіз жаңартылған мерзімнің немесе мақсаттың белгілі бір бөлігін бөлектеу үшін таңбаланған тізімдер жасай аласыз немесе қалың мәтінді қолдана аласыз.
Қадам 8. Жазбаны 1 бетке өңдеңіз
Егер сіз көптеген адамдарға жадынама берсеңіз, олар оны оқитынына сенімді болудың ең жақсы әдісі - оны қысқаша сақтау. Егер бұл тым ұзақ болса және мақсаты бірден анықталмаса, олар бос уақыт болғанша оны тастап кетуі мүмкін.
Бұл заңды меморандумға және құрылыс туралы есептерді немесе басқарма қозғалысын қамтитын кейбір компания жазбаларына қатысты емес. Көрермендер қанша уақыт күтетінін біліңіз
Қадам 9. Емлені және грамматикалық қателерді есте сақтаңыз
Егер сіздің жазу дағдыларыңыз күшті болмаса, оны өңдей алатын басшыға немесе әріптеске беріңіз.
Қадам 10. Хатқа қол қойыңыз
Ол мақұлданған соң, оны ресми ету үшін оған қол қойып, күнін қою қажет болады. Байланыс ақпаратын және кез келген адамның байланыс ақпаратын жазбаның төменгі жағына жіберіңіз.
Қадам 11. Қажетті қосымшаларды қосыңыз
Әр контактіге арналған жазбаның көшірмелерін және қосымшаларды басып шығарыңыз. Жібермес бұрын оларды жаднамаға бекітіңіз.
Қадам 12. Жазбаны уақытында жеткізіңіз
Жөндеу кезінде адамдарға жоспар құруға уақыт қажет болады, сондықтан ол туралы ақпаратты жариялауға тырысыңыз.
