Егер сіз бірнеше клиенттермен немесе жобалармен жұмыс істеуді талап ететін бизнесте немесе мектепте болсаңыз, дұрыс тапсыру жүйесі өте маңызды. Құжаттарды толтырудың бірнеше әдістері бар, бірақ сіздің жүйеңіз сіздің қажеттіліктеріңізді көрсетуі керек. Тиімді жүйеге дайындалудың ең жақсы тәсілі - тек ұйыммен жұмыс істеу үшін бірнеше күн уақыт бөлу.
Қадамдар
3 -ші әдіс 1: жаңа файлдық жүйеге дайындық
Қадам 1. Барлық материалдарыңызды жинаңыз
Тиісті жүйені орнатпас бұрын барлық құжаттарыңызды жинауыңыз қажет. Сізде құжаттар болуы мүмкін барлық жерлерді аралап, бәрін бір үймеге қойыңыз. Сізде бар барлық белсенді және белсенді емес жұмыстарды дұрыс есепке алу үшін уақыт бөліңіз.
- Қағаздарыңызбен жұмыс істеу үшін үстелдің кеңістігін тазарту арқылы алдын ала жоспарлаңыз.
- Егер сіз басқа біреудің құжаттарын жаңа тіркеу жүйесіне бейімдейтін болсаңыз, қазіргі жүйеден барлық құжаттарды алып тастаңыз. Сізге барлық құжаттарды өңдеу және жаңа жүйеге дайындалу жақсы болады.
Қадам 2. Барлық құжаттарды қарап шығыңыз
Бұл процестің қиын бөлігі, бірақ сонымен бірге ұйымдасқан болудың маңызды қадамы. Банктік үзінді көшірмелер, несиелік карталар бойынша есепшоттар және ипотекалық төлемдер сияқты барлық файлдарды олардың негізінде ажыратыңыз. Бұл қиын болып көрінуі мүмкін, бірақ сіз не істеп жатқаныңызды анықтау үшін үймеңіздегі әрбір құжатты қарап шығыңыз.
- Әр қағазды оқудың қажеті жоқ, бірақ қысқаша ақпарат сізге көмектеседі.
- Post-it жазбалары уақытты жұмсау қажет екенін білетін маңызды құжаттарды белгілеу үшін жақсы.
Қадам 3. Қадаларды орнатыңыз
Сіз құжаттарыңызды реттей бастағанда, байланысты құжаттарды бірге ұстау пайдалы болар еді. Сіз Nickelback клиентіне қатысты барлық құжаттарды бір үймеге орналастыра аласыз. Тағы бір мысал - сіздің жұмысыңызды айлар бойынша жинау.
- Хронологиялық тәртіпке ие болу сіздің қажеттіліктеріңізге пайдалы болуы мүмкін.
- Құжаттарды рәсімдеу кезінде басымдықтарды белгілеңіз. Сіз өте маңызды құжаттарды көргенде, оларды тиісті қаданың үстіне қойыңыз.
Қадам 4. Өзіңізге сәйкес келетіндей азайтыңыз
Сіз жасай алатын тағы бір үйме - қоқыс үйіндісі. Сізге құжаттардың үйіндісін тастаудың қажеті жоқ, бірақ маңызды емес қағаздарды басқа үйінділерден бөліп алу керек. Сіз тіпті кездейсоқ қағаздар жүретін әр түрлі үймелерді орната аласыз.
Егер сізге құжат қажет емес екеніне 100% сенімді болсаңыз және басқа құжатқа жарамды сілтеме жасай алмасаңыз, оларды тастаңыз. Егер сіз бірдеңе жасамас бұрын, бір нәрсені тастауға рұқсат етсеңіз, басшылардан сұраңыз
Қадам 5. Манила қалталарын қолданыңыз
Манила арзан қалталарын қолдана отырып, өзіңіз үшін қарапайым нәрсені сақтаңыз. Бұл сіздің қаражатыңызға зиян келтірмейді және сізге кез келген файлдық жүйені жүргізуге мүмкіндік береді. Кез келген офистік дүкеннен манила папкаларын алуға болады.
Қадам 6. Қадаларыңызды аударыңыз
Қалталарыңызға нұсқаулық ретінде әрекет ету үшін бұрын орнатылған қадаларды қолданыңыз. Әр қалтаның мазмұны реттелгеніне көз жеткізіңіз. Сіз әр қағаздың маңыздылығына немесе хронологияға сәйкес файл мазмұнын ұйымдастыра аласыз.
- Файлдың мазмұнын алфавиттен басқа орналастырудан аулақ болыңыз. Алфавиттік ұйым файлдар тобын ұйымдастыру үшін тиімдірек жұмыс жасайды.
- Қалталарды толтыру кезінде манила қалталарын файлдар шкафына салыңыз.
3 -ші әдіс 2: Сізге сәйкес жүйені құру
Қадам 1. Алфавиттік толтыру жүйесін қолданыңыз
Алфавиттік толтыру жүйесі адамдарға, клиенттерге, авторларға, фильмдердің, кітаптардың аттарын алу қажет болған кезде жақсы жұмыс істейді, егер сіз оңай алуға болатын терминдерді қолдансаңыз, алфавиттік толтыру жүйесі жиі қолдануға оңай жүйе болып табылады.
- Файлдарды шығарып алудың ең жақсы әдісі - әр файлды таңбалау. Манила қалталарында іздеу процесін жеңілдететін файлдарды белгілеуге арналған қосымша қойынды бар.
- Егер сіз клиенттермен жұмыс жасасаңыз, фамилия бойынша алфавиттеу тиімді.
- Егер сізде файлдар көп болса, оларды ұйымдастыруға көмектесу үшін әріптік бөлімдер жасауды қарастырыңыз. Бөлгіштер үлкен және бір әріптен тұрады. Сіз әріптерді «A-D» немесе «F-K» сияқты жұпқа бөле аласыз.
Қадам 2. Өзекті ретті пайдаланыңыз
Сіз әр түрлі пәндік салаларда жұмыс істегенде немесе оқыған кезде, тақырыпты немесе тақырыпты тапсырыс ақпарат алудың өте пайдалы әдісі болуы мүмкін. Мысалы, егер сіз заңгерлікті оқысаңыз, сізде келісімшарт, конституциялық құқық, айыптау, әкімшілік құқық, халықаралық құқық тақырыптары болуы мүмкін.
- Өзекті ақпаратты ұйымдастырудың ең жақсы әдісі - бөлгіштерді бөлу. «Әкімші заңы» сияқты мазмұнға негізделген бөлгіштерді белгілеңіз.
- Егер сізде әртүрлі тақырыптар болса, бұл жүйе жақсы жұмыс істейді. Олай болмаған жағдайда, сізде бір немесе екі бөлгіш қалады және ұйымдасқан жүйе болмайды.
Қадам 3. Сандық толтыруды қолданып көріңіз
Құжаттардың бұл түрі күндер мен сандарды қамтитын файлдар үшін өте қолайлы. Мысалы, егер сізде шот -фактуралар, түбіртектер, оқиғалар және т. Сіз бұл опция үшін ай мен жылды белгілеуді қарастыра аласыз. Медициналық құжаттар, заңнамалық құжаттар, сот істері және т.б. сияқты қағаздар үшін нөмірлеуді қолданатын ортада жұмыс істейтіндер үшін нөмірлеу - іздеудің пайдалы әдісі.
- Егер сіз бірнеше нөмірді қарауға ыңғайлы болсаңыз және осы нөмірлерден ақпаратты ала алсаңыз, бұл жүйені қолданыңыз.
- Тапсырма қойындыларында сандарды немесе күндерді белгілеңіз және нөмірленген мәнге қарай ұйымдастырыңыз. «1» -ден бастаңыз және келесі сандар мәнді арттырады.
- Егер сіз айлар бойынша тапсырыс берсеңіз, қаңтар айынан бастап желтоқсанға дейін көшіңіз. Сіз әр ай үшін бөлгіштермен пайда көресіз.
Қадам 4. Түсті кодтауды қолданыңыз
Бұл шығармашылық тапсырма үшін өте жақсы және әсіресе визуалды есте сақтау қабілеті жақсы адамдар үшін тиімді. Түсті кодтауға негізделген әр түрлі тақырыптарға сілтеме жасауға көмектеседі. Өтініш берудің жоғарыда аталған әдістерінің кез -келгенін бояуға болады. Түс кодын басқа жүйемен жұптастыру арқылы ұйымдастыру жүйелерінің комбинациясын қолдануға болады.
- Толтыру әдісіне түс қосудың ең оңай әдістерінің бірі - бөлектегіштерді қолдану. Кез келген кеңсе керек -жарақтар дүкенінен сіз бөлектегіштердің әр түрлі пакетін сатып ала аласыз.
- Түсті кодтауды енгізудің тағы бір әдісі - түрлі түсті қалталарды пайдалану.
Қадам 5. Жиілік жүйесін қолданыңыз
Бұл сіз үнемі қолданатын элементтер үшін жақсы жұмыс істейді, бірақ дербес жүйе болмауы керек. Ол басқа жүйені, мысалы, алфавиттік жүйені беру керек. Жиі қолданылатын ақпаратты тапсырыс беру аймағыңыздағы топталған кеңістікке қосыңыз, сонда оны тез алуға болады, мысалы, шкафтың тартпасының алдыңғы жағында.
Бұл жүйенің көмегімен ұйымдаспау үшін абай болу керек. Сіз қазір жұмыс істеп жатқан жобаны сақтап қалу әрқашан тиімді ұйымға кепілдік бермейді
3 -ші әдіс 3: Ұйымдастырылған жүйені сақтау
Қадам 1. Құжаттарды дереу толтырыңыз
Өтініш беру жүйесінің тиімді жұмыс істеуін қамтамасыз етудің бір әдісі - оны өңдеу кезінде қағаз беру. Егер сіз құжаттарды кейінге қалдырсаңыз, өтінім жүйесі жұмыс істемейді. Құжаттарды тапсыруды әдетке айналдыру сіздің өнімділігіңізге және жұмыс процесіне көмектеседі.
Қадам 2. Сіздің кеңістікті жаңартып отырыңыз
Әр екі ай сайын сіз өзіңіздің жүйеңізден өтіп, қысқаша тазалауды жүргізуіңіз керек. Бастапқы ұйым үшін барлық құжаттарыңызды қарап шығудың қажеті жоқ. Барлық файлдарды тексеріңіз және бәрі реттелген және дұрыс жерде екеніне көз жеткізіңіз.
Алғашқы бірнеше айдан кейін сіз таңдаған жүйе сіз үшін жұмыс істейтінін көрсете аласыз
Қадам 3. Бос орынды тазалаңыз
Жылына бір рет жұмыс кеңістігін тазарту қажет. Сізде үнемі қолданылатын кейбір файлдар болуы мүмкін, бірақ сіз азырақ пайдаланатын басқа файлдарды қарап шығуыңыз керек. Қажет емес құжаттардың бар -жоғын білу үшін аз пайдаланылатын файлдарды ашыңыз және барлық құжаттарыңызды оқыңыз.
Барлық файлдарды шығарыңыз және шаңның жиналуын кетіру үшін шкафты дымқыл шүберекпен сүртіңіз
Кеңестер
- Бұл қағидалар компьютерлік немесе басқа электронды топтарға да қолданылуы мүмкін.
- Алфавит бойынша орналастырылмаған файлдар үшін индексті пайдаланыңыз. Бұл файлдарды кез келген жолмен жылдам табуға болатындай алфавиттік тәртіпте орналасуы керек. Бұл индексті файлдың алдыңғы жағына қойыңыз.
- Қағаздарды тазалап, сұрыптаудан бастаңыз және санаттарға, содан кейін қосалқы санаттарға сұрыптау үшін пост жазбаларды қолданыңыз.
- Басқа жерге ұқсамайтын элементтерге арналған әр түрлі файлдардың болуы пайдалы.
